After this lesson you can read and write a formal French business letter or email, recognise the fixed politeness formulas, and handle meetings, contracts, invoices and deadlines in the right register.
52 core words · 14 bonus cognates · 15 phrases
Pronunciation
Formal speech: full liaisons
What is a liaison?
A final consonant that is normally silent is pronounced when the next word starts with a vowel or mute h, and it is attached to that next word: les_investissements /le.zɛ̃.vɛs.tis.mɑ̃/. In casual speech French people make only the compulsory liaisons. In a presentation, a speech or the news, they make many more, and this is what makes formal French sound formal. Think of it as the French equivalent of carefully pronouncing every -en in German Wir haben einen Termin instead of Wir ham 'n Termin.
Which sound?
Written
Liaison sound
Example
-s, -x, -z
/z/
nous_avons /nu.za.vɔ̃/, deux_ans /dø.zɑ̃/
-t, -d
/t/
c'est_important /sɛ.tɛ̃.pɔʁ.tɑ̃/, un grand_écart /ɡʁɑ̃.te.kaʁ/
-n
/n/
un_accord /œ̃.na.kɔʁ/, mon_entreprise
-r
/ʁ/
le premier_exercice
-f in neuf
/v/
neuf_ans /nœ.vɑ̃/, neuf_heures
Three levels
Always (also in casual speech): article/number + noun (les_offres, trois_euros), pronoun + verb (nous_avons, ils_ont, vous_êtes), after short prepositions (en_avance, dans_un mois), c'est_un.
Formal speech adds: after être and auxiliaries (nous sommes_heureux, ils sont_arrivés, nous avons_eu), after plural nouns (des résultats_importants), after pas, plus, trop, très (pas_encore, très_intéressant), after verbs in -ent (ils doivent_attendre /il.dwav.ta.tɑ̃dʁ/).
Never: after et (et / un accord), before an aspirated h (les / héros, en / haut), after a singular noun (un contrat / important).
Listen for it: a president saying Nous_avons_un_objectif /nu.za.vɔ̃.zœ̃.nɔb.ʒɛk.tif/ runs everything together. In reading the news aloud, that's the model to copy.
Presentation practice: Les chiffres sont_excellents. Nous avons_atteint nos_objectifs. Nos_investissements_ont_augmenté de dix_pour cent.
Grammar
Formal register: vous, veuillez and the art of the business letter
Business French is more formal than business English and closer to the German Sehr geehrte Damen und Herren world. Phrases are fixed blocks: learn them as chunks, don't translate word by word.
1. Always vous
With clients, partners and anyone above you: vous. Never switch to tu unless the other person offers it (On peut se tutoyer ?). Even long-time colleagues often keep vous in writing.
2. Veuillez + infinitive: the polite imperative
Veuillez is the imperative of vouloir (like German Wollen Sie bitte ..., English Kindly ...):
Veuillez trouver ci-joint la facture. Please find attached the invoice.
Veuillez nous excuser pour ce retard. Please accept our apologies for the delay.
Veuillez confirmer votre présence avant vendredi. Please confirm your attendance by Friday.
3. Softening requests
Formula
Meaning
Je vous prie de + inf.
I kindly ask you to
Je vous prie de bien vouloir + inf.
(even more polite)
Nous vous serions reconnaissants de + inf.
We would be grateful if you could
Pourriez-vous + inf. ?
Could you ... ?
Je me permets de + inf.
I am taking the liberty of (to follow up)
Je vous prie de bien vouloir nous retourner le contrat signé.
Je me permets de vous relancer au sujet de notre facture du 3 mars. I'm following up on our invoice of 3 March.
4. Announcing news: nous avons le plaisir de / le regret de
Nous avons le plaisir de vous informer que votre candidature a été retenue. We are pleased to inform you ...
Nous avons le regret de vous annoncer que ... We regret to inform you ...
5. The frame of a letter
Part
Standard formula
Opening
Madame, Monsieur, (unknown) / Madame Durand, / Cher Monsieur, (known)
Reference
Suite à notre entretien du 4 mai, ... Following our meeting of 4 May
Attachment
Vous trouverez ci-joint ...
Offer help
Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.
Waiting
Dans l'attente de votre réponse, ...
Closing (letter)
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
Closing (email)
Cordialement, / Bien cordialement, / Bien à vous,
The long closing has no equivalent: it is simply Mit freundlichen Grüßen. In emails, Cordialement covers 90 % of cases.
6. Nominal style
Business and administrative French prefers nouns to verbs, exactly like German Behördendeutsch (die Durchführung der Prüfung):
Verbal (spoken)
Nominal (written)
On va renouveler le contrat.
Renouvellement du contrat
Nous allons livrer lundi.
Livraison prévue lundi.
Il faut payer avant le 30.
Paiement à effectuer avant le 30.
Nous avons signé l'accord.
La signature de l'accord a eu lieu.
Email subject lines (Objet :) are almost always nominal: Objet : relance facture n° 245, Objet : report de la réunion. Recognise the pattern and news headlines become easy too: Hausse des prix de l'essence, Ouverture des négociations.
Cognate pattern
-ement / -issement = -ment / -ung
Take a verb, drop the infinitive ending, add -ement: you get the action noun. For -ir verbs of the finir type, the -iss- stem appears: -issement. English often has -ment, German usually -ung. These nouns are always masculine.
French
English
German
développement (développer)
development
die Entwicklung
investissement (investir)
investment
die Investition
établissement (établir)
establishment, institution
die Einrichtung
financement (financer)
financing, funding
die Finanzierung
paiement (payer)
payment
die Zahlung
renouvellement (renouveler)
renewal
die Verlängerung
remboursement (rembourser)
refund, repayment
die Rückerstattung
lancement (lancer)
launch
die Einführung, der Start
recrutement (recruter)
recruitment
die Personalgewinnung
enregistrement (enregistrer)
registration, recording, check-in
die Anmeldung, Aufnahme
agrandissement (agrandir)
extension, enlargement
die Erweiterung
ralentissement (ralentir)
slowdown
die Verlangsamung
vieillissement (vieillir)
ageing
die Alterung
remplacement (remplacer)
replacement
der Ersatz
classement (classer)
ranking, filing
die Rangliste
approvisionnement (approvisionner)
supply
die Versorgung
déménagement (déménager)
move (house)
der Umzug
Traps
un engagement = a commitment, not a wedding engagement (les fiançailles).
un licenciement = a dismissal (Kündigung, Entlassung), nothing to do with a licence.
un avertissement = a warning, not an advertisement (une publicité).
un établissement scolaire = a school, un établissement can also be a bank branch or a hotel.
Don't confuse with the adverb-ement (lesson 5), formed from the feminine adjective: facilement, franchement, nécessairement (easily, frankly, necessarily). Noun = from a verb, adverb = from an adjective.
Spelling: renouveler doubles the l: renouvellement; payer gives paiement (the variant payement is rare).
Learn this lesson's vocabulary
Study cards in batches of 8, each followed by a quick check.
Phrases (15)
Suite à notre réunion de ce matin, je vous envoie le compte rendu.
Im Anschluss an unser Meeting heute Morgen schicke ich Ihnen das Protokoll.· Following this morning's meeting, I'm sending you the minutes.
Veuillez trouver ci-joint notre offre.
Anbei finden Sie unser Angebot.· Please find attached our offer.
Pourriez-vous me confirmer la date de livraison ?
Könnten Sie mir das Lieferdatum bestätigen?· Could you confirm the delivery date?
Je me permets de vous relancer concernant la facture n° 245.
Ich erlaube mir, bezüglich der Rechnung Nr. 245 nachzufragen.· I'm following up regarding invoice no. 245.
relancer = send a reminder, very common in business
Le paiement est à effectuer sous trente jours.
Die Zahlung ist innerhalb von dreißig Tagen zu leisten.· Payment is due within thirty days.
Nous devons respecter le délai du 15 mars.
Wir müssen die Frist zum 15. März einhalten.· We have to meet the 15 March deadline.
délai = deadline, not delay
Pouvons-nous décaler la réunion à jeudi ?
Können wir das Meeting auf Donnerstag verschieben?· Can we move the meeting to Thursday?
Le contrat arrive à échéance fin décembre.
Der Vertrag läuft Ende Dezember aus.· The contract expires at the end of December.
Les conditions sont à négocier.
Die Konditionen sind verhandelbar.· The terms are open to negotiation.
Je vous fais parvenir le devis dès que possible.
Ich lasse Ihnen den Kostenvoranschlag so bald wie möglich zukommen.· I'll send you the quote as soon as possible.
Nous avons le plaisir de vous annoncer la signature du contrat.
Wir freuen uns, Ihnen die Unterzeichnung des Vertrags mitzuteilen.· We are pleased to announce the signing of the contract.
Je reste à votre disposition pour toute question.
Für Fragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.· I remain at your disposal for any questions.
Dans l'attente de votre retour, je vous souhaite une bonne journée.
In Erwartung Ihrer Rückmeldung wünsche ich Ihnen einen schönen Tag.· Looking forward to hearing from you, have a good day.
Bien cordialement,
Mit freundlichen Grüßen· Kind regards,
standard email closing
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
Mit freundlichen Grüßen· Yours faithfully,
formal letter closing, learn it as one block
Words (66)
plier/plije/
falten, biegen· to fold, to bend
reprocher/ʁəpʁoʃe/
vorwerfen· to reproach, to blame (sb for sth)
≈ reproachConstruction: reprocher qch à qn.
central/sɑ̃tʁal/
zentral, Haupt-· central, main
≈ central · zentral
humide/ymid/
feucht· damp, humid, wet
≈ humid
bourgeois/buʁʒwa/
bürgerlich, spießig· middle-class, bourgeois
≈ bourgeois · bourgeoisAlso a noun: un bourgeois, une bourgeoise.
le sud/syd/
der Süden· south
≈ south · SüdFinal d is pronounced: /syd/.
le bâtiment/batimɑ̃/
das Gebäude, das Bauwesen· building, construction (industry)
le coude/kud/
der Ellbogen· elbow
précieux/pʁesjø/
wertvoll, kostbar· precious, valuable
≈ precious
le linge/lɛ̃ʒ/
die Wäsche· laundry, washing, linen
la roue/ʁu/
das Rad· wheel
la patience/pasjɑ̃s/
die Geduld· patience
≈ patience
opposer/opoze/
entgegensetzen, gegenüberstellen· to oppose, to set against
≈ opposes'opposer à = to be against.
la sensation/sɑ̃sasjɔ̃/
das Gefühl, die Empfindung· feeling, sensation
≈ sensationfaire sensation = to cause a stir.
gonfler/gɔ̃fle/
aufpumpen, anschwellen· to inflate, to pump up, to swell
Familiar: ça me gonfle = it annoys me.
grand-chose/gʁɑ̃ʃoz/
viel (nicht viel)· much, a lot (in negation)
Only with negation: pas grand-chose = not much.
pointer/pwɛ̃te/
zeigen (auf), stempeln· to point (at), to clock in
≈ pointpointer du doigt = to point the finger at; also to clock in at work.
la hâte/at/
die Eile· haste, hurry
≈ hasteavoir hâte de = to look forward to. Aspirated h: la hâte.
la science/sjɑ̃s/
die Wissenschaft· science
≈ science
le vélo/velo/
das Fahrrad· bike, bicycle
Swiss German speakers know it: Velo. 'à vélo' = by bike.
Betreff: Verlängerung des Gewerbemietvertrags, 12 rue du Lac, Nantes
Sehr geehrte Frau Lefèvre,
Ihr Gewerbemietvertrag für die Räumlichkeiten in der 12 rue du Lac läuft am 31. Dezember dieses Jahres aus. Wir freuen uns, Ihnen seine Verlängerung um neun Jahre zu den unten aufgeführten Bedingungen anzubieten.
Seit Ihrem Einzug im Jahr 2017 ist Ihr Unternehmen für uns ein sehr zuverlässiger Partner gewesen: Die Mieten wurden stets ohne Verzug bezahlt. Wir möchten Ihnen für Ihr Vertrauen danken.
Wie Sie wissen, stehen umfangreiche Renovierungsarbeiten am Gebäude unmittelbar bevor. Diese Investition von 1,2 Millionen Euro umfasst die Erneuerung des Daches, die Erweiterung des Parkplatzes und den Einbau elektrischer Rollläden an allen nach Süden ausgerichteten Fenstern. Die Arbeiten werden zwischen März und Juni durchgeführt, ohne dass Ihre Büros schließen müssen.
Um diese Verbesserungen teilweise zu finanzieren, wird sich die neue Miete auf 4.200 Euro netto pro Monat belaufen, also eine Erhöhung um 3,5 %. Die übrigen Klauseln des Mietvertrags bleiben unverändert, insbesondere Ihre Pflicht, die Räumlichkeiten bei einer Versicherungsgesellschaft Ihrer Wahl zu versichern.
Anbei finden Sie den Vertragsentwurf sowie den Zeitplan der Arbeiten. Wir bitten Sie, uns ein unterschriebenes Exemplar vor dem 15. Oktober zurückzusenden. Sollten Ihnen einige Punkte heikel erscheinen, sind wir selbstverständlich verhandlungsbereit und schlagen Ihnen einen Termin in unseren Büros nach Ihren Wünschen vor.
Für weitere Auskünfte stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Verfügung und hoffen, unsere Zusammenarbeit noch viele Jahre fortzusetzen.
In Erwartung Ihrer Antwort verbleiben wir mit freundlichen Grüßen
Philippe Moreau
Leiter der Mietverwaltung, Immobilière Atlantique
Subject: renewal of the commercial lease, 12 rue du Lac, Nantes
Dear Ms Lefèvre,
Your commercial lease for the premises at 12 rue du Lac expires on 31 December this year. We are pleased to offer you its renewal for a period of nine years, under the conditions set out below.
Since you moved in in 2017, your company has been a very reliable partner for us: the rent has always been paid without delay. We would like to thank you for your trust.
As you know, major renovation work on the building is imminent. This investment of 1.2 million euros includes replacing the roof, extending the car park and installing electric blinds on all the south-facing windows. The work will be carried out between March and June, without your offices having to close.
In order to partly finance these improvements, the new rent will amount to 4,200 euros per month excluding tax, an increase of 3.5%. The other clauses of the lease remain unchanged, in particular your obligation to insure the premises with an insurance company of your choice.
Please find attached the draft contract and the schedule of works. We kindly ask you to return a signed copy to us before 15 October. Should any points seem tricky to you, we are of course open to negotiation and suggest a meeting at our offices at your convenience.
We remain entirely at your disposal for any further information and hope to continue our collaboration for many years to come.
Looking forward to your reply, we remain, dear Ms Lefèvre, yours sincerely,
Philippe Moreau
Head of Property Management, Immobilière Atlantique
Glossary (15)
les locaux: die Räumlichkeiten · the premises
arrive à échéance: läuft aus, wird fällig · expires, falls due
fiable: zuverlässig · reliable
les loyers: die Mieten · the rent payments
la toiture: das Dach · the roof
s'élèvera à: wird sich belaufen auf · will amount to
hors taxes: netto, ohne Steuern · excluding tax
inchangées: unverändert · unchanged
ci-joint: anbei · attached
un exemplaire: ein Exemplar · a copy
à votre convenance: nach Ihren Wünschen · at your convenience
disposition: Verfügung · disposal
renseignement: die Auskunft · information
agréer: annehmen (Briefformel) · to accept (letter formula)
la gestion locative: die Mietverwaltung · property management
Compréhension
Pour combien de temps le bail est-il renouvelé ?
Pourquoi le loyer augmente-t-il ?
Que doit faire Madame Lefèvre avant le 15 octobre ?